A magyarországi early adopterek ("korán ébredők") hozzávetőleg tizenöt évvel ezelőtt kezdtek digitális alközpontról IP-alközpontra váltani, de vannak, ahol csak most érett meg erre a vállalati infrastruktúra. Ők abban a szerencsés helyzetben vannak, hogy sokkal színesebb palettáról választhatnak. Hiszen egy idős, "hagyományos" (analóg vagy digitális) alközpont kivezetésének, helyettesítésének nemcsak IP-alközponti beruházás az alternatívája, több jelentősen eltérő műszaki megoldás vagy üzleti konstrukció közül választhatunk. Szakszerű felméréssel, elemzéssel és megfelelő előkészítéssel kiválasztható a minden igényt kiszolgáló, hosszútávú, gazdaságos megoldás, akár kedvezőbb díjon, nagyobb funkcionalitással, vagy épp egyszerűbben, kényelmesebben.

A telefonközpontok vagy ahhoz hasonló szolgáltatások, noha funkcióban sok hasonlóságot mutatnak, technológiailag lényegesen különböznek egymástól. Megkülönböztetünk

•  telepített alközponti készüléket, amely lehet saját tulajdonban, vagy üzemeltetési szolgáltatás keretében kihelyezve, és jellemzően a vállalat telephelyén üzemel, vagy 
•  virtuális alközponti szolgáltatást adathálózaton, amit a szolgáltató távolból biztosít, illetve
•  a vezetékes szolgáltatás kiváltására mobil megoldást, mobil alközponttal vagy anélkül.

Lássuk, milyen szempontokat érdemes mérlegelni!

A végfelhasználók inkább a szolgáltatás igénybevételi pontja szempontjából értékelik azokat, amelyek az alábbiak lehetnek:

1. asztali készülék (külön tárcsázóval és kagylóval)
2. hordozható készülék (mobil, DECT vagy WiFi-s)
3. számítógépen futó szoftver (softphone), vagy
4. speciális készülék (pl. konferenciakészülék).

Azért elsőrendű fontosságú kérdés ez a felhasználók számára, hiszen ettől függ, hogy a hívást végül helyhez kötve kell fogadniuk, vagy akár autóban ülve is reagálhatnak, esetleg a számítógépükön keresztül kell beszélniük.

Ahogy irodánként eltérő a létszám, a munkakör, a telefonálási szokás, a kultúra, a telekommunikációval szembeni elvárások, úgy alakul az adott cégre vonatkozó optimális megoldás is. Ha a munkatársak fele folyamatosan az utcát rója, a helyhez kötött megoldások hátráltatni fogják őket. Ha beszélgetés közben jegyzetelni szeretnének, szükség lehet mindkét kezükre, nem foghatják a telefont a markukba. Ha folyton úton vannak a munkatársak, és a világ különböző pontjairól bejelentkezve is ugyanúgy elérhetőek kívánnak maradni, a softphone lehet a legkényelmesebb megoldás.

Mit kell tennie egy IT vezetőnek ahhoz, hogy jó döntést hozzon?

Elsősorban a házon belüli igényeket és elvárásokat kell jól felmérnie. Külön figyelmet kell fordítania

• a munkavégzés módjára, vagyis hogy a vonal végén várakozó munkatársnak mi a legjobb,
• a használt funkciókra, vagyis azokra a célokra, amikért a telefonközpont egyáltalán létezik,
• a hívási szokásokra, vagyis hogy a hívónak mi lenne a legmegfelelőbb,
• a cég meghirdetett számaira, amelyeket az ügyfeleik ismernek és marketinghordozókon szerepelnek,
• a bejövő hívások kiszolgálásának módjára, így például IVR, közvetlen mellék, ügyfélszolgálat, porta, és így tovább.

Miután ezt megvizsgáltuk, lássuk, milyen alapvető ökölszabályok segíthetnek minket a választásban. Minden megoldásnak vannak előnyei és hátrányai, amik jól kijelölik a döntés irányát.

A helyi alközpont üzemeltetése vezetékes készülékekkel jellemzően magas beruházási, de alacsony üzemeltetési költséggel párosul, nem szükséges hozzá külön adatvonal, jellemzően bő funkcionalitással bír, azonban korlátozott a skálázhatósága és nehézkes a rendszerben való módosítás. Ha nem vagyunk biztosak abban, hogy legalább öt éven át fenntartjuk a vezetékes mellékeket, nem érdemes beruházással tervezni.

A vezetékes, de virtuális alközponti szolgáltatás előnye, hogy bár az üzemeltetési költség magasabb, a beruházási költség nagyon alacsony, vagy nincs is, rendkívül jól skálázható, gyorsan és könnyen változtatható konfigurációval. Felhő megoldás esetén feltételez azonban adatcsatlakozást (amely meghibásodása esetén az alközponti funkciók is időszakosan szünetelnek), és a mobil-vezetékes konvergencia továbbra sem megoldott.

A mobil alközpont (akár a vezetékes hívószámok megtartása mellett) a teljes vezetékes infrastruktúra leépítéséhez vezet. Minden készüléket mobilhálózatra alkalmas eszközre kell cserélni, aminek eredményeképp nincs helyhez kötöttség, könnyen és gyorsan változtatható, és megoldható a vezetékes-mobil integráció. Közepes beruházási és üzemeltetési költséggel tervezhetünk, és a vezetékes hívószámok helyett híváskor jellemzően a mobil kerül kijelzésre a hívott félnél.

Amennyiben softphone-t kívánunk használni, akár saját tulajdonú, akár virtuális alközponti szolgáltatást vehetünk igénybe. Legnagyobb előnye, hogy a világ bármely pontján használhatjuk úgy, mintha az irodában ülnénk, illetve kezeink felszabadulnak. Gyakori utazás, vagy otthoni munkavégzés esetén igen előnyös, de minden esetben internetelérés szükségeltetik hozzá, és magasabb költséggel kell számolnunk.

Az ad1tage az elmúlt egy években több ügyfele számára készített, és készít ma is tanulmányt a vezetékes hangszolgáltatás hosszútávú stratégiájára vonatkozóan, amely projekteknek szerves részét képezi az alközponti rekonstrukció is. Minden esetben személyreszabott felmérés alapján dolgozzuk ki azt a megoldást, amely az ügyfél számára a leginkább megfelelő, és fanntartható.